Van papier naar online aanmeldformulier
Eén van de grootste VO scholen in het noorden, Christelijke Scholengemeenschap Groningen (CSG), kwam bij ons met een interessant probleem. Zij vertelden dat ieder jaar duizenden basisschoolleerlingen en zij-instromers zich inschrijven met een papieren aanmeldformulier. Alle gegevens overtypen naar het administratiesysteem (LAS) was elk jaar weer een hele klus. Kan dat niet eenvoudiger?
Hieruit ontstond Leerlinq: een digitale tool die bestaat uit een dynamisch aanmeldportaal met beheeromgeving! Dit leverde zowel de ouders als school veel tijdwinst op.
Zo werkt het: alle nieuwe leerlingen (ook zij-instromers) melden zich online aan. Voor de scholen betekent dit tijdwinst, foutreductie, snellere inzage in aantallen en een veilige datastroom van privacy gevoelige informatie. ​Oftewel: eenvoudig en volledig AVG-proof!
Wat zijn de problemen met papieren aanmeldformulieren?​
Handgeschreven aanmeldformulieren waren niet goed te lezen, incompleet of onjuist ingevuld. Daarnaast moesten alle formulieren ook nog eens handmatig overgezet worden in het LAS.
​
Ook vonden ouders/verzorgers het veel werk om aanmeldformulieren op te vragen, in te vullen en op te sturen. Het voelde als een ouderwets systeem. Kortom: een tijdrovend en foutgevoelig proces voor de school én de aanmelder. ​
​
Wat is de digitale oplossing van Leerlinq?​
Samen hebben het doel bepaald: een online aanmeldformulier met een beheerapplicatie, die gehost wordt in Azure. In andere woorden: dat papieren aanmeldproces volledig digitaal maken! Hiermee kan de school de foutgevoeligheid terugbrengen én inschrijvers voorzien van informatie ná de aanmelding.
Het resultaat
Na een korte agile ontwikkelperiode is het digitale aanmeldportaal ontwikkeld. Het portaal bestond uit een online aanmeldformulier waar ouders/verzorgers hun kind kunnen aanmelden én een uitgebreide beheermodule voor de school. Het digitale aanmeldportaal verving het hele analoge proces van inschrijven. Inschrijvers hoefden nu geen papieren inschrijfformulier meer in te vullen en op te sturen. Dankzij de controle-stappen in het formulier was de ingevulde informatie correct en compleet. Daarnaast kon de school de inschrijving vanuit de beheermodule nu digitaal verwerken en importeren in het LAS.
Wat heeft het opgeleverd?
Na de invoering van het aanmeldportaal voelden we gelijk het enthousiasme van de school én ouders/verzorgers. De inschrijvers waren vooral blij omdat zij niet meer handmatig formulieren hoefden in te vullen en te versturen. En CSG was erg blij met de tijdsbesparing.
-
Efficiënter werken
De aanmeldingen kunnen digitaal verwerkt worden en de school hoeft dus geen gegevens meer over te typen. Daarnaast zorgt het systeem ervoor dat de aanmeldingen compleet zijn en minder fouten bevatten door allerlei slimme checks. Oftewel: minder vaak ouders bellen om de gegevens compleet te krijgen!
-
Verhoogde klantvriendelijkheid en veiligheid
Online aanmelden is laagdrempelig en geeft de inschrijver een hoop gemak (ten opzichte van een papieren inschrijfformulier). Daarnaast zorgt de software voor een veilige verwerking en opslag van privacy gevoelige informatie over de leerling. Een veilig gevoel voor zowel ouders/verzorgers als de school.
-
Sneller inzicht aanmeldingen
De school krijgt direct inzicht in het aantal aanmeldingen waardoor het maatregelen kan treffen voor de inrichting van klassen, personele bezetting en marketing doeleinden.
​
Niet alleen CSG was enthousiast: inmiddels zijn al 500 scholen bij ons aangesloten! ​Meer weten over deze case of over Leerlinq? Neem gerust vrijblijvend contact op.
