Case: van papier naar online aanmeldformulier met aanmeldportaal
Voor het aanmelden van nieuwe leerlingen in het voortgezet onderwijs heeft Leerlinq een digitale tool ontwikkeld, bestaande uit een dynamisch aanmeldformulier en beheeromgeving. Het resultaat is een solide aanmeldportaal dat zowel voor de school als voor de ouders winst oplevert. Alle nieuwe leerlingen (ook zij-instromers) melden zich nu online aan. Voor de scholen betekent dit een efficiënte werkwijze van aanmelding naar plaatsing van de leerling met als gevolg tijdwinst, foutreductie, snellere inzage in aantallen en een veilige datastroom van privacy gevoelige informatie.
​
Van papier naar online aanmeldportaal
​
Eén van de grootste VO scholen in het noorden, Christelijke Scholengemeenschap Groningen (CSG), kwam bij ons met een interessant vraagstuk. Zij vertelden dat ieder jaar weer duizenden basisschool leerlingen en zij-instromers zich inschrijven met een papieren aanmeldformulier. Omdat het telkens weer een enorme klus was om al deze papieren aanmeldingen te verwerken was CSG op zoek naar een efficiëntere manier van inschrijven. Van papier naar online aanmeldformulier dus. Een mooie klus om dit proces te digitaliseren.
HET PROBLEEM
Foutgevoelig en arbeidsintensief
De handgeschreven aanmeldformulieren waren vaak niet goed te lezen, incompleet of onjuist ingevuld. Daarnaast moesten alle formulieren ook nog eens handmatig overgezet worden in het leerling administratiesysteem (LAS). Verder was het voor de inschrijver ook een flinke opgave om zich aan te melden: aanmeldformulier opvragen of downloaden, printen, invullen en opsturen. Dit voelde voor veel inschrijvers als een ouderwets systeem. Voor zowel de school als de inschrijver was de aanmelding en de verwerking ervan een tijdrovend proces waarin een vergissing snel gemaakt is.
DE OPDRACHT
Digitaliseren papieren aanmeldproces
De opdracht was het realiseren van een online aanmeldformulier en een bijbehorende beheerapplicatie die gehost moesten worden in Azure. Kortom, het volledig digitaliseren van het papieren inschrijfproces. De belangrijkste doelen van het online aanmeldformulier waren enerzijds om de foutgevoeligheid van handmatig ingevulde formulieren weg te nemen en anderzijds inschrijvers te voorzien van informatie over het proces na de aanmelding.
ONZE OPLOSSING
Cloudbased aanmeldportaal
Na een korte agile ontwikkelperiode is een digitaal aanmeldportaal ontwikkeld. Het portaal bestaat uit een online aanmeldformulier voor de toekomstige leerlingen en uit een uitgebreide beheermodule voor de school. Het aanmeldportaal vervangt het hele analoge proces van inschrijven in een digitaal proces. Toekomstige leerlingen hoeven geen papieren inschrijfformulier in te vullen en op te sturen maar kunnen zich nu online aanmelden. Geholpen door verschillende controle slagen in de software wordt ervoor gezorgd dat de inschrijver de juiste informatie aanlevert en dat het formulier compleet is. Daarnaast kan de school de inschrijving vanuit de beheermodule nu digitaal verwerken en importeren in het leerling administratiesysteem.
RESULTAAT
Na de invoering van het aanmeldportaal werden CSG en haar inschrijvers erg enthousiast. De inschrijvers zijn vooral blij omdat zij niet meer handmatig formulieren hoeven in te vullen en te versturen en CSG erg tevreden over de tijdsbesparing nu aanmeldingen online binnen komen.
-
Efficiënter werken
De aanmeldingen kunnen digitaal verwerkt worden en hoeven dus niet meer overgetypt te worden. Daarnaast zorgt het systeem dat de aanmeldingen compleet zijn en minder fouten bevatten door allerlei slimme checks. Je hoeft dus nooit meer inschrijvers na te bellen!
-
Verhoogde klantvriendelijkheid
Online aanmelden is laagdrempelig en geeft de inschrijver een hoop gemak (ten opzichte van een papieren inschrijfformulier invullen en opsturen). Daarnaast zorgt de software voor een veilige verwerking en opslag van privacy gevoelige informatie over de leerling. Een veilig gevoel voor zowel ouders als de school.
-
Sneller inzicht aanmeldingen
De school krijgt direct inzicht in het aantal aanmeldingen waardoor het maatregelen kan treffen voor wat betreft klassen inrichting, personele bezetting en/of marketing doeleinden.
Niet alleen CSG is enthousiast maar inmiddels zijn al 400 scholen aangesloten!
​
Meer weten over deze case of over Leerlinq? We horen graag van je!
