Zij-instroom van leerlingen, waar moet je rekening mee houden?

Niet alleen tijdens de aanmeldweek melden ouders hun kinderen aan, het aanmeldfeest duurt het hele jaar! Dat zorgt bij de leerlingadministratie helaas voor stress. Hoe zorg je ervoor dat je veilig en efficiënt al die nieuwe aanmeldingen verwerkt? We bekijken drie actieplannen in deze blogpost!

Met een “zij-instromer” bedoelen we in dit geval een leerling die buiten de aanmeldweek om zich inschrijft voor de middelbare school, en dus niet een docent die een carrièreswitch maakt.

Er zijn drie manieren om de zij-instroom voor het voortgezet onderwijs te regelen: één op papier en twee digitaal. Een voorbeeld van een digitale oplossing is Leerlinq, die een veilig digitaal aanmeldportaal biedt in combinatie met een beheerportaal waarmee je zelf de controle houdt. Laten we eens kijken naar de mogelijkheden!

1. Op papier

De ouderwetse manier: de ouders een papieren aanmeldformulier laten invullen zodra het kind toegelaten kan worden. Misschien voorspelbaar, maar wij raden deze methode dus echt niet aan. Papieren aanmeldformulieren geven de leerlingadministratie én de ouder meer werk. Daarnaast is het gewoon niet AVG-proof. Laat één keer een papieren formulier per ongeluk op je bureau liggen, en iedereen kan bij de ingevulde persoonsgegevens.

2. Digitaal aanmeldportaal

Met een digitaal aanmeldportaal heb je een aantal voordelen. De ouder krijgt een link naar de aanmeldomgeving en vult daar de gegevens van de ouders en leerling in. De school krijgt de gegevens binnen in hun beheerportaal en kan deze vanuit daar met één druk op de knop overzetten naar hun administratiesysteem (zoals Magister, Somtoday of ParnasSys). Wel zo veilig, en het scheelt veel overtypwerk.

3. Digitaal aanmeldportaal met een directe link

Soms vindt er eerst een selectieproces plaats vóórdat de ouder(s)/verzorger(s) het kind kunnen inschrijven. Dan wil je natuurlijk niet dat er een portaal is waar iedereen zomaar bij kan. Gelukkig heeft Leerlinq daar een slimme oplossing voor: de directe link! Alleen via deze link, die je zelf deelt met de ouder, kan de ouder het kind aanmelden. Zo houd je de aanmeldomgeving afgeschermd.

Tips!

Gebruik je Leerlinq en wil je meer weten over het klaarzetten van jouw omgeving voor de zij-instroom? Geef je dan hier op voor de webinar!

Gebruik je nog geen Leerlinq en word je moe van al die papieren aanmeldformulieren overtypen? Vraag eens een vrijblijvende demo aan, dan laten wij zien hoe jij veel tijd en moeite kan besparen!